团委文档管理制度

时间:2010-03-28     访问次数:

共青团江苏大学京江学院委员会文件

京江团发〔2010〕03号

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文档管理制度

一、团委档案由办公室统一管理。档案的内容为:

学院团委、学生会、科协各部门的月、年度工作计划与总结;举办活动的策划书与活动总结;其他各种图文资料等。

二、 存档

1、学院团委、学生会、科协各部门应在每月25日前自觉向办公室提交本月工作总结、下月工作计划与情况通报表。在活动结束后五日内上交活动策划与总结,并积极协助办公室管理档案;

2、办公室应将档案分类存放并按时整理,定期审查,保证档案完整、无损、有序,值班人员应遵守相关规定,不得随意拿取资料或将资料带走;

3、重要资料(特别是原始资料)另行保管,不得外借。

三、查阅

1、各学院、团委各部门如需查阅资料,必须先征得主席团、办公室主任的批准并凭有效证明与办公室值班人员联系;

2、借出时,办公室值班人员必须认真填写借出登记表,详细记明借阅人员姓名,借出时间,借阅内容;

3、借阅人务必保证资料的完整、整洁,归还时当面检查时限及污损情况;

4、借出资料必须在10天之内归还,由办公室做好归还情况的记录。

四、管理

文件分为实物文件和电子稿文件两种。实物文件放置团委办公室办公桌内,由办公室统一负责管理,不得丢失!电子稿文件由办公室主任统一管理。

五、总结

1、送档的资料应做到格式规范、内容完整、条理清楚(包括打印稿、电子稿)。

2、学期末,办公室清点文档,归类各个重要文档,作为各个部门年度评优等资料。

二O一0年一月十五日

抄报:院党委 赵梅庆副书记、副院长

抄送:各学工办,各团支部,学生会,学生科协,社团联合会

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